mars 2020

Foire aux questions

Qu’est-ce qu'être bénévole LudiNord ?
Un bénévole de LudiNord est une personne volontaire pour faire vivre le festival. En tant que bénévole, il est possible d'intervenir sur différents rôles :
  • Participer à l’organisation avant le festival
  • Etre présent le jour J pour accueillir les visiteurs
  • Participer à la restauration des visiteurs et des autres bénévoles
  • Prendre en charge des animations ponctuelles
  • Expliquer les jeux
  • Accompagner des VIP/Créateurs
  • Participer au montage/démontage
  • Etc.
Pourquoi le festival a-t-il besoin de bénévoles ?
LudiNord est un festival qui repose presque exclusivement sur les bénévoles. Sans eux le festival ne pourrait pas avoir lieu.
C'est pourquoi nous avons besoin de monde autant pour la préparation les mois précédents que pour le festival en lui même.
LudiNord a l'air d'être une organisation bien rodée. Saurais-je y trouver ma place si je n'y ai jamais participé en temps que bénévole ?
Le festival arrive à sa 12ème édition et continue de grandir. Nous avons besoin de toute l'aide disponible pour nous aider à pérenniser le festival, apporter de nouvelles idées et renforcer les équipes déjà en place.
De plus nous sommes toujours juste en terme d'effectif pendant le festival. Etre plus de bénévoles c'est rendre le week-end du festival encore plus agréable qu'il ne l'est déjà.
Dois-je faire partie d’une association pour être bénévole ?
LudiNord est un évènement de la FédéJeux, un regroupement d'associations ludiques de la région. Cependant nous souhaitons que le festival soit ouvert à toutes les personnes passionnées par les jeux de société modernes. Il n'est donc absolument pas obligatoire de faire partie d'une association pour être bénévole LudiNord.
Comment participer à l’organisation du festival ?
Dès septembre, l’organisation de l’édition suivante se met en place. Si tu souhaites participer à cette aventure, n’hésite pas à envoyer un mail à contact@ludinord.fr afin de connaitre la date de la réunion de lancement. Il est possible de rejoindre l’organisation tout au long de l'année.
Comment devenir bénévole pour le jour J ?
Quelques mois avant le Week-End du festival, l’inscription est ouverte sur le site ludinord.fr. Un questionnaire est à remplir pour préciser notamment les horaires de disponibilité et les pôles souhaités.
Le groupe Bénévoles de l'organisation procède ensuite à la répartition des missions et s'occupe d'informer et de former les bénévoles en vue de la tenue du festival.
Quand intervient la confirmation de mon pôle pour le week-end ?
En règle générale, un peu plus d’un mois avant le festival, un mail récapitulatif est envoyé à chaque bénévole en précisant le ou les pôle sur lesquels il interviendra.
Je ne pourrais pas être présent alors que je me suis déjà inscrit, que faire ?
Si tu ne peux pas être présent alors que tu t'es déjà inscrit, il suffit d'envoyer un mail à benevoles@ludinord.fr
Il est important de nous prévenir afin que nous puissions réorganiser le pôle.
Je suis mineur, je peux être bénévole ?
Il n’est pas possible d’être bénévole en dessous de 7 ans. Entre 7 et 14 ans, l’accompagnement par un adulte responsable est obligatoire, l’affectation sera alors dans le même pôle. Entre 15 et 17 ans, un simple accord écrit du responsable (bénévole ou pas) suffit.
Je ne connais pas les différents pôles sur lesquels intervenir, comment faire ?
Une description des pôles est présente sur le site : descriptif des pôles 
Si tu as des doutes ou des question, tu peux contacter le groupe Bénévoles pour qu'il te conseille : benevoles@ludinord.fr
Je ne sais pas quel créneau choisir, comment faire ?
Nous ne nous donnons pas le droit de choisir le temps et le moment que les bénévoles souhaitent consacrer au festival. Si tu ne sais pas quel créneau choisir, n'hésite pas à contacter le groupe Bénévoles (benevoles@ludinord.fr) qui pourra t'aiguiller en fonction de l'expérience que tu souhaites vivre.
Puis-je changer de créneau une fois l’inscription enregistrée ?
Oui, les changements sont possibles sur le site jusqu'à quelques semaines de l'évènement via l'espace personnel sur le site ludinord.fr
Puis-je choisir le site d’affectation ?
Non, il n’est pas possible de choisir le site d’affectation. Tu peux éventuellement préciser dans le commentaire lors de l’inscription des préférences mais rien ne garantit l’affectation sur tel ou tel site. L’organisation des sites se fait tardivement car nous sommes notamment dépendant des éditeurs, des animations, etc.
Qu’est-ce qu’un référent ?
Le référent est une personne chargé d’accueillir les bénévoles de son pôle, de leur expliquer les différentes missions, d’organiser le pôle. Il remonte également aux organisateurs du site toute problématique.
Qu’est-ce que le pack bénévole ?
C’est un pack fourni à tout bénévole. Il est à récupérer pendant les week-ends précédant le festival et à l'accueil de Montaigne pendant le festival. Il est composé de :
  • Un T-Shirt
  • Un gobelet
  • Un porte-gobelet
  • Un badge comportant un identifiant (notamment pour les repas)

Si tu as déjà été bénévole, tu peux refuser lors de ton inscription la distribution d'un nouveau T-shirt et/ou gobelet. Cela nous permettra de réduire notre impact écologique.

En tant que bénévole, quand dois-je arriver ?
Il est fortement conseillé d’arriver 15 minutes avant son créneau afin de faire connaissance avec son référent et de se faire expliquer sa mission.
Y a-t-il un espace où stocker mes affaires pendant mon créneau ?
Un espace est prévu sur chaque site pour stocker les affaires de chacun. Le festival n’est néanmoins pas responsable en cas de problèmes lié à cet espace.
En tant que bénévole, comment se restaurer sur le festival ?
Un repas est accordé pour tout créneau effectué de 4h. Les repas sont à prendre à l'espace restauration réservé aux bénévoles. Le décompte des repas se fait via le badge fourni dans le pack bénévole, le calcul est automatique. En cas de problème, il faut voir avec le référent de ton pôle qui fera le nécessaire.
Pendant mes créneaux, puis-je prendre des pauses ?
Tout à fait, le tout est d'avertir son référent que l’on prend une pause.
Si je choisis différents créneaux, dois-je tous les faire ?
Oui, le choix des créneaux est engageant.
Est-il possible de déplacer un créneau le jour J ?
Non, il n’est pas possible de changer le jour J. En t’inscrivant, tu t’engages à être présent aux horaires choisis. La répartition étant faite en amont en tenant compte des besoins des différents pôles, il est difficile d’effectuer des changements lors du week-end.
Est-il possible d’allonger ma participation en tant que bénévoles ?
Bien sûr. Le festival n’a jamais assez de bénévoles. Si, lors du festival, tu souhaites ajouter des créneaux, tu peux prévenir ton référent qui fera le nécessaire.
Comment apprendre les règles des jeux ?
Chaque bénévole a à sa disposition un « espace bénévole » sur le site. Dans cet espace, il est notamment possible de consulter les règles des jeux à présenter. En complément, les trois week-ends précédant le festival sont réservés à des révisions de règles de jeux. Dans l'idéal, il est bien de passer y faire un tour au moins une fois. C’est également l’occasion d’échanger avec les référents et les autres bénévoles.
Les week-ends avant le festival sont-ils réservés aux bénévoles expliquant les règles ?
Autrefois appelés week-ends révisions, ceux-ci sont désormais dédiés à l'ensemble des bénévoles. L’ensemble des pôles y est présent. En tant que bénévole le jour J, il est possible d’échanger et d’avoir des précisions sur les différentes missions à effectuer le week-end du festival. Il est également possible de partager un bon moment autour d’un jeu. Pour ceux qui devront expliquer des règles pendant le festival, c'est le moment idéal pour les apprendre à plusieurs.
Je suis bénévole « explication de règles », puis-je jouer pendant mon créneau lors du festival ?
La mission première d’un bénévole « explication de règles » est de faire découvrir les règles aux visiteurs. En tant que bénévole ne te demandons de ne  pas participer aux jeux, il est néanmoins courant d'assister aux premiers tours pour donner des conseils ou s’assurer de la bonne compréhension des règles.
Je suis bénévole, puis-je jouer hors de mes créneaux ?
Bien sûr, cela est possible. Il est demandé de ne pas porter son t-shirt pour plusieurs raisons :
  • Tu n’es plus « en service » et tu ne souhaites pas que les visiteurs te posent plein de questions
  • Cela évitera au référent de considérer qu’il y a assez de bénévoles, la vérification se faisant de visu
Qu’est-ce que la journée des bénévoles ?
Tu as participé au festival, il est normal que le festival t'invite aussi. En début d’été est organisée la fête des bénévoles. C’est une journée dédiée aux bénévoles Ludinord avec des animations, de la restauration (souvent sous forme d’auberge espagnole) et des jeux. L’objectif est de passer un bon moment et d’être pour une fois au centre de l’animation.
Y a-t-il une date limite d'inscription ?
Pour des raisons d'organisation, il est préférable de t'inscrire le plus tôt possible et jusqu'à 1 semaine avant le festival. Néanmoins il est toujours possible de s'inscrire jusqu'au dernier moment.

Si tu n'as pas trouvé l’information que tu cherches dans cette FAQ, tu peux nous contacter directement benevoles@ludinord.fr.